Afscheid van het onderhoudsbestek

Het onderhoudsbestek binnen vastgoed, een traditioneel afsprakendocument veelal tussen vastgoedeigenaar en installateur. Een statisch, inflexibel en soms ingewikkeld instrument wat hierdoor ingehaald is door de tijd. Het wordt tijd dat we dit hopeloos verouderde instrument een fixe update geven.

Voor het realiseren van gebouwen worden (bouw)bestekken opgesteld, vaak per discipline en uitgewerkt in richtlijnen of in detail. Het bouwbestek beschrijft onder andere de bouwwijze, de te leveren elementen en de kwaliteit van hetgeen gebouwd gaat worden.

Binnen beheer en onderhoud van vastgoed -of vastgoedmanagement- is er het onderhoudsbestek. Gelijk aan het bouwbestek beschrijft het onderhoudsbestek de onderhoudswijze, de te onderhouden elementen en de gewenste kwaliteit van het onderhoud. Het onderhoudsbestek ligt ten grondslag aan het onderhoudscontract, afgesloten tussen de gebouweigenaar en de installateur of aannemer. We kennen vele contractvormen; van eenvoudige inspanningscontracten tot ingewikkelde prestatiecontracten en alle hybride vormen die hiertussen liggen. We kennen Integrale Beheercontracten, discipline contracten en element contracten. Hierbij is het onderhoudsbestek afgestemd op de gekozen contractvorm en varieert het van een compleet bestek tot een eenvoudige werkomschrijving.

Onderhoudsbestekken kom ik de laatste jaren echter steeds minder tegen. Commerciële vastgoed beheerders gebruiken ze sowieso maar weinig, want een onderhoudsbestek opstellen en aanbesteden kost veel tijd en geld. En een goed bestek vermindert servicekosten en daarmee hun inkomsten, dus waarom zouden ze. Ook gebouweigenaren met een kleine vastgoedportefeuille stellen geen bestek op, maar laten het aan de leverancier om een werkomschrijving op te stellen. En de eens zo hooggeprezen prestatiecontracten zie ik tegenwoordig vaak omgezet worden naar simpele inspanningscontract. Wat is er aan de hand?

Natuurlijk is het zo dat eigenaren steeds minder wensen te dicteren omdat we denken ervan uit te kunnen gaan dat installateurs het juiste doen. Met een paar mooie juridische volzinnen in het contract denken we de gewenste kwaliteit te kunnen afdwingen. Niets blijkt echter minder waar.

Maar onderhoudsbestekken zijn natuurlijk ook papieren tijgers. Ze worden voorafgaand aan een contractperiode door de eigenaar (dikwijls diens adviseur) opgesteld en geformaliseerd tot een contract met de inkopers van de installateur. Bij aanvang van het contract zijn de opstellers ervan nog in beeld en ligt het bestek nog op het bureau. Na een jaar is het bestek echter in de kast verdwenen, zijn de opstellers vertrokken en weten de mensen op de werkvloer nog weinig van de inhoud. De complexiteit van een prestatiebestek versus de kennis ervan bij de mannen op de werkvloer bemoeilijkt nog eens extra de correcte naleving ervan.

Maar belangrijker is wellicht nog de invloed van de crisis op het gebruik van gebouwen. We zitten met meer mensen op minder vierkante meters, moeten de inrichting snel kunnen aanpassen aan veranderde processen en gebouwen die vandaag nog gebruikt worden, moet morgen afscheid van genomen kunnen worden. Deze flexibiliteit vereist een flexibel onderhoudsconcept. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de gemiddelde contractduur van 5 naar 1 jaar is verlaagd. Wie denkt dat een onderhoudsbestek van vandaag morgen nog actueel is, heeft het mis.

Maar wat nu wel? Automatiseer en dus flexibiliseer het onderhoudsbestek en neem afscheid van zijn huidige (papieren of pdf) vorm. Alleen dan krijgt het blijvende waarde voor de duur van het contract. Zorg voor een systeem waarbinnen niet de commerciële, juridische en administratieve afspraken, maar juist de technische afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer tot op assetniveau zijn vastgelegd en realtime met stakeholders kunnen worden gedeeld. Door met de stakeholders een platform te delen kan live worden bijgestuurd op basis van veranderde behoefte in de organisatie. Zorg dat ook onderaannemers direct toegang krijgen tot dit platform zodat ook zij hun taken weten en hun informatie kunnen uitwisselen. Zet zo de eerste stap richting een ‘smart contract’.